Sie können Jahresrechnungen, Einzelrechnungen und Serienbriefe direkt beim Erstellen an die Mitglieder per E-Mail senden.
Zuerst muss bei den Mitgliedern der automatische Versand aktiviert werden. In der Bearbeitung des Mitglieds finden Sie diesen Punkt unter Allgemeines > Kommunikation. Eine gültige E-Mail-Adresse muss bei dem Mitglied hinterlegt sein.
Personen > Mitglieder > Mitglied bearbeiten > Allgemeines
In der Bearbeitung müssen Sie die beiden Checkboxen auf aktiv setzen, anschließend die Änderungen speichern. Bei allen Mitgliedern, bei denen die Checkboxen aktiviert sind, wird bei der Erstellung (Rechnung / Serienbrief) automatisch das Dokument mit E-Mail-Text versendet.
Massenzuweisung an alle Mitglieder (mit eingetragener E-Mail Adresse)
Um nicht bei jedem Mitglied die Zuweisung einzeln vorzunehmen können Sie auch in den Grundeinstellungen allen Mitgliedern (mit vorhandener E-Mail Adresse) die Zuweisung mit einem Klick erreichen. In den Grundeinstellungen unter dem Reiter Kommunikation können Sie ein oder beide Auswahlmöglichkeiten markieren und allen Mitgliedern zuweisen (Aktivieren) oder die Zuweisung aufheben (Deaktivieren).
Einstellungen > Grundeinstellungen > Kommunikation
Versandstatus prüfen
Nach der Erstellung / Versand der E-Mails können Sie unter Verein > Dashboard > E-Mailversand Status überprüfen, ob alle Mitglieder die E-Mail erhalten haben oder es Fehler bei der Zustellung gab.
Verein - Dashboard
Verein > Dashboard > E-Mailversand Status
In der Übersicht sehen Sie alle Empfänger und den jeweiligen Status. Bei den Mitgliedern mit einem Fehler konnte die E-Mail nicht zugestellt werden. Dieses liegt in den meisten Fällen an einer falschen E-Mail-Adresse. Bitte ändern Sie bei dem Mitglied die E-Mail-Adresse und danach gehen Sie wieder zu dem E-Mailversand Status. Wählen Sie bei dem Mitglied die Funktion "Empfänger aktualisieren" und "Status zurücksetzen". Anschließend wird die E-Mail nochmal gesendet.
Detailansicht einzelner Empfänger
Verein > Dashboard > E-Mailversand Status > Detailansicht
Wenn Sie in der Detailansicht eines einzelnen Mitglieds sind, können Sie auf den gesamten E-Mail Inhalt und Infos zugreifen. Hier ist das Dokument und auch der E-Mail Verlauf hinterlegt. Auch können Sie die E-Mail nochmals an das Mitglied senden.