Erstellung eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008

Zunächst ist ein Geschäftsbrief in Microsoft Word zu erstellen. Dieser sollte sich an den Gestaltungsrichtlinien der DIN 5008 orientieren. Wichtige Elemente sind unter anderem:

• Absenderadresse im oberen Bereich

• Empfängeradresse in einem korrekt positionierten Adressfeld

• Datum rechtsbündig

• Betreffzeile in hervorgehobener Form

• Fließtext mit einheitlicher Formatierung

• Unterschriftsblock im unteren Bereich

Optional kann der Briefbogen um ein Vereinslogo, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer oder weitere Angaben ergänzt werden.

Umwandlung in eine PDF-Datei

Die fertig gestaltete Word-Datei ist anschließend im PDF-Format zu speichern. Dies erfolgt über die Funktion „Speichern unter“ im Word-Menü, wobei als Dateityp „PDF“ auszuwählen ist.

Hochladen im System

Im System kann jeweils eine Briefbogenvorlage für Serienbriefe und eine gesonderte Vorlage für Rechnungen hinterlegt werden. 

Es bestehen zwei Möglichkeiten:

Einheitlicher Briefbogen

Soll derselbe Briefbogen sowohl für Serienbriefe als auch für Rechnungen verwendet werden, ist die identische PDF-Datei in beiden Bereichen separat hochzuladen.

Unterschiedliche Vorlagen

Wird für Rechnungen eine abweichende Vorlage (z. B. mit zusätzlichen Angaben, wie Bankverbindung oder Steuernummer) benötigt, ist ein zweiter Briefbogen entsprechend zu erstellen, ebenfalls im PDF-Format zu speichern und im jeweils vorgesehenen Bereich des Systems hochzuladen.

Bei der Erstellung ist darauf zu achten, dass alle formalen Anforderungen eines Geschäftsbriefs erfüllt sind, um einen einheitlichen und professionellen Auftritt zu gewährleisten.