Um Ihnen die manuelle Dateneingabe der Stammdaten zu erleichtern, steht Ihnen ein multifunktioneller Importer zur Verfügung. 

Es empfiehlt sich zuerst die Parzellen und anschließend die Mitglieder zu importieren.

Vorbereitungen für den Import

Hierbei sollte im ersten Schritt Ihre Excel-Liste (.csv-Format) auf mögliche Fehler und Formatierungen angepasst werden. 

Der Importer setzt sich aus zwei oder optional auch 3 Import-Möglichkeiten zusammen:

- Mitglieder

- Parzellen, alternativ mit Strom- und Wasserzähler

- Strom- und Wasserzähler einzeln (hierbei müssen die Parzellen vorab importiert sein) 

    ACHTUNG: Den Importer nur für das Anlegen der Zähler verwenden und nicht für aktuellen Zählerstände!!!!

Dabei sollten:

• Datumsangaben 8-Stellig sein, z.B. 20.02.2024
• Vorname, Name, Straße usw. jeweils getrennt in einer Spalte stehen
• Leerzeilen entfernt werden
• Falscheingaben in den Spalten (z.B. Telefonnummer bei Geburtsdatum) korrigiert werden

Import 1. und 2. Mitglied auf einer Parzelle

Bei der Zuordnung von zwei Personen auf einer Parzelle müssen die Mitglieder nebeneinader und nicht untereinander in der Excel-Liste stehen.

So lassen sich die  Mitglieder über die Zuordnung der Auswahlbereiche importieren.

Mitgliedstyp

Bei dem Mitgliederimport ist die Angabe des Mitgliedstyp notwendig. Dafür muss häufig die Spalte beim ersten oder auch zweiten 

Mitglied ergänzt werden.  Die Angabe muss 1:1 im Wortlaut wie in der Software sein.

Folgende Mitgliedstypen sind standardmäßig in der Software angelegt:

- Aktives Mitglied

- Passives Mitglied

- Familienmitglied

- Ehrenmitglied 

Parzellenzuordnung

Die eindeutige und einmalige Parzellenummer ist eine wichtige Grundlage für die korrekte Verknüpfung innerhalb der Software.

Sollte bei den Parzellen zusätzlich ein Abteil mit angegeben sein, so muss bei dem Mitgliederimport neben der Parzellennummer auch das Abteil (1:1 wie in der Parzelle

angegeben) als separate Spalte existieren. Ohne diese Angabe kann keine Zuordnung erfolgen. 

Ihre Excel-Liste

Den Aufbau und die Struktur können Sie belassen. Sie können beim Importer später einzelne Spalten deaktivieren und zuordnen.

Speichern Sie Ihre Excel-Datei bitte unter dem Dateiformat (Speichern unter) .csv (UTF-8) - siehe nachfolgendes Bild. 

Anschließend gehen Sie bitte auf den Menüpunkt "Einstellungen" innerhalb der Software Gartenbund Pro.

Hier finden Sie die 3 Importvarianten (Zählerstände sind in diesem Beispiel ausgegraut, da noch keine Parzellen importiert wurden). 

Wählen Sie Unterpächter / Mitglieder oder Parzellen importieren. 

Nach der Auswahl öffnet sich ein Importfenster und Sie können Ihre zuvor gespeicherte CSV-Datei importieren.

Nach dem Import Ihrer CSV-Datei sehen Sie eine tabellarische Auflistung der importierten Daten. Die Software füllt erkannte Spaltenbezeichnungen (wie in diesem Beispiel Anrede, Vorname, Geburtsdatum und E-Mail) bereits selbständig aus. Bei nicht erkannten Spalten bleiben die Bezeichnungen leer und Sie müssen diese Auswahl manuell auswählen. 

Dabei stehen Ihnen jeweils zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Nicht übernehmen - dieses wählen Sie, wenn diese Spalte keine Daten von dem Mitglied enthält, z.B. Daten von der Parzelle (ausgenommen Parzellenummer)

2. Nichts ausgewählt - wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Eintrag (siehe nachfolgendes Bild)

Gehen Sie nun alle Spalten einzeln durch und wählen 1. die Auswahl des Inhalts der Spalte oder 2. "nicht übernehmen".

Nach der Fertigstellung aller Spalten wählen Sie oben rechts den Import-Button "Importieren".

Anschließend prüft die Software den Datenimport auf mögliche Fehler.

WICHTIG!

Nach dem Ausführen des Imports kann es unter Umständen zu Fehlern kommen. Bitte schließen Sie das Import-Fenster nicht, da ansonsten alle getätigten Voreinstellungen verloren gehen. Wechseln Sie zu Excel, korrigieren Sie die Fehler aus dem Fehlerprotokoll und laden Sie die neue abgespeicherte Datei erneut hoch. Dabei bleiben alle Ihre Voreinstellungen erhalten und Sie müssen nichts neu anpassen. Anschließend können Sie wieder den Import-Button auswählen. 

Ensteht wieder ein Fehlerprotokoll wiederholen Sie diesen Vorgang bis der Datenimport erfolgreich durchgeführt wurde.

Parzellenimport

Der Parzellenimport funktioniert analog zu dem Mitgliederimport.