Häufig bezahlen Mitglieder Abschlagszahlungen oder überzahlen ihre Rechnung ausversehen. Um diese Beträge dem Mitglied gutzuschreiben und später mit einer Rechnung zu verrechnen, können Sie diese Beträge direkt dem Mitglied gutschreiben.

Verbuchung eines Guthabens

Um ein Guthaben zu verbuchen, können Sie den offenen Voll- oder Teilbetrag bei der Bank als Guthaben verbuchen. 

Hierzu wählen Sie bitte die Funktion "Guthaben verbuchen"

Anschließend öffnet sich das Buchungsfenster, um das Guthaben an ein Mitglied zu verbuchen. Bitte wählen Sie dazu aus der Liste "Personen auswählen" das Mitglied aus, welches den Betrag in seinem Mitgliedskonto gutgeschrieben werden soll. Nach der Auswahl des Mitglieds können Sie das Guthaben verbuchen.

Guthaben beim Mitglied

Nach der erfolgten Guthabenbuchung erscheint das Guthaben bei dem Mitglied unter der Rubrik Finanzen.

Auch in dem Mitgliedskonto / Personenkonto finden wir diese Guthabenverbuchung und den Betrag. Der Saldo des Mitglieds verändert sich durch die Guthabenverbuchung auch. Die konkrete Verrechnung muss aber noch stattfinden.

Verrechnung des Guthabens

WICHTIG: Soll das Guthaben nicht automatisch mit einer neuen Rechnung verrechnet werden, müssen Sie in der Bearbeitung des Mitglieds den Haken bei Finanzen

"Guthaben automatisch verrechnen" rausnehmen (siehe nachfolgendes Bild)!

Um das Guthaben zu verrechnen, stehen unterschiedliche Varianten zur Verfügung:

1. Verrechnung mit einer neuen Jahres- oder Einzelrechnung

2. Guthaben mit einer alten / bestehenden Rechnungen verrechnen

3. Guthaben auszahlen und verrechnen

1. Verrechnung mit einer neuen Jahres- oder Einzelrechnung

Standardmäßig wird das Guthaben eines Mitglieds automatisch mit der nächsten Jahres- oder Einzelrechnung verrechnet. Entweder als Teilbetrag oder Vollzahlung. Bei der vollständigen Zahlung lautet der Rechnungs- / Zahlbetrag 0,-€. Das eventuell verbleibende Guthaben bleibt bei dem Mitglied in dem Kundenkonto / Debitorkonto.

 2. Guthaben mit einer alten / bestehenden Rechnung verrechnen

Sie können auch das Guthaben einer bestehenden / älteren Rechnung zuweisen und verrechnen. Dazu gehen Sie auf die Rechnung / Beleg und wählen 

"Zahlungseingang buchen".

Nach Auswahl "Zahlungseingang buchen" öffnet sich das Buchungsfenster und Sie wählen "Guthaben aus Gutschriften" aus dem Auswahlfenster.

Im oberen rechten Bereich sehen Sie das verfügbare Guthaben. In dem Wertfeld können Sie das gesamte oder nur einen Teil des Guthabens verrechnen.

3. Guthaben auszahlen und verrechnen

Eine weitere Möglichkeit besteht das Guthaben an das Mitglied auszuzahlen. Hierfür überweisen Sie das Guthaben an das Mitglied zurück. Für die Verbuchung wählen Sie die Funktion "Guthaben verbuchen" bei der Transaktion / Kontoauszug aus.

Wählen Sie in dem Buchungsfenster das Mitglied aus, dem Sie das Guthaben ausgezahlt haben.