Kündigung des bisherigen Pächters erfassen

• Im System wird die Kündigung des bestehenden Pachtverhältnisses eingetragen.

• Das Kündigungsdatum ist korrekt zu erfassen, um eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen.

Beim Wechsel eines Pächters mit Erstellung einer Endabrechnung sind folgende Schritte systematisch durchzuführen:

Parzelle auf den Status "Gekündigt" setzen

• Die vom Altpächter genutzte Parzelle wird im System auf den Status „Gekündigt“ gestellt - Kündigungsformular -> Status der Parzelle auf "Gekündigt" setzen.

• Alternativ zu dem Kündigungsformular kann auch einfach nur der Status auf "Gekündigt" gesetzt werden (Parzelle bearbeiten > Status > gekündigt).

• Die Parzelle bleibt zunächst ohne neuen Pächter, bis die Endabrechnung abgeschlossen ist.

Erfassung der Ablesewerte und Arbeitsstunden

• Vor der Erstellung der Endabrechnung müssen alle notwendigen Daten vollständig im System eingetragen werden:

  • Wasserzählerstand (Zwischenablesung rechnungsrelevant)

  • Stromzählerstand (Zwischenablesung rechnungsrelevant)

  • Geleistete oder nicht geleistete Arbeitsstunden

• Nur so ist eine korrekte und vollständige Abrechnung gewährleistet.

Erstellen der Einzelrechnung für den Altpächter

• Unter Finanzen → Rechnungen → Einzelrechnung erstellen wird eine gesonderte Rechnung für den Altpächter erzeugt.

• Diese Rechnung umfasst z. B. die verbrauchsabhängigen Posten (z. B. Wasser, Strom, Arbeitsstunden).

• Wichtig: Bei den Rechnungspositionen wird die Finanzposition z. B. Strom durch Eingabe der ersen Buchstaben ausgewählt, siehe Bild. Diese betrifft Strom, Wasser und auch evtl. Arbeitsstunden. Durch die Auswahl wird 1. der Verbrauch (kwh oder m3) automatisch übernommen und 2. bekommt die Software einen Rückgabewert "abgrechnet mit Rechnungsnummer XXXX vom Datum" zurück. 

Bearbeitung der Einzelrechnung

• Alle relevanten Positionen (z. B. Verbrauchskosten) werden korrekt zugeordnet und in der Rechnung aufgeführt.

• Die Einzelrechnung wird geprüft und anschließend dem Altpächter zur Zahlung übermittelt.

Neuen Pächter als Mitglied erfassen

• Nach Abschluss der Endabrechnung wird der neue Pächter als Mitglied im System angelegt.

• Alle erforderlichen Angaben (Name, Adresse, Kontaktdaten, Eintrittsdatum) sind vollständig einzutragen.

Parzelle dem neuen Pächter zuordnen

• Die gekündigte Parzelle wird dem neuen Pächter zugewiesen.

• Der Parzellenstatus wird damit wieder auf „Belegt“ gesetzt.

Verwaltung des Altpächters

• Der Altpächter wird nach der Zuweisung in "Mitglieder entfernt" zugeordnet.

• Alternativ kann nach dem Parzellenübertrag das Mitglied auch als "Mitglied ohne Parzelle" geführt werden.
  
  

Finanzpositionen prüfen und neu zuordnen

• Die offenen Finanzpositionen für das neue Mitglied sind zu überprüfen.

• Das neue Mitglied wird den erforderlichen laufenden Finanzpositionen (Beiträge, Pacht, Umlagen ab Folgejahr) neu zugeordnet.

• Wichtig: Die Finanzpositionen mit der Berechnungsart "Mitglied" sollten besonders beachtet werden.