Mit Gartenbund Pro können Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitglieder pflegen und automatisiert abrechnen (Fehlstunden). Bevor Sie die geleisteten Arbeitsstunden eintragen, müssen zuerst die zu leistenden Arbeitsstunden bei dem jeweiligen Mitglied hinterlegt werden.

Hier können Sie eine oder mehrere Arbeitsstunden eintragen. Wählen Sie dafür "Option hinzufügen" und tragen Sie den Namen und die Stundenanzahl ein. 

Nach dem Anlegen bitte die angelegten Stunden speichern.

Tipp: Wenn Sie nach dem Anlegen die Seite nochmals aufrufen, können Sie die Arbeitsstunden allen Mitgliedern hinzufügen.

Arbeitsstunden dem Mitglied hinzufügen

Sie können auch manuell die Arbeitsstunden dem jeweiligen Mitglied zuordnen. Gehen Sie dazu auf ein Mitglied und dann auf "Bearbeiten". 

Unter der Rubrik "Allgemein" finden Sie etwas weiter unten die Auswahl der zu leistenden Arbeitsstunden.

Verknüpfung mit dem Modul Finanzen und automatisierter Berücksichtigung auf der Jahresrechnung

Nicht erbrachte Gemeinschaftsstunden können im System direkt über das Modul „Finanzen“ abgerechnet werden. Dies erfolgt über eine Finanzposition, die individuell je nach Vereinsregelung erstellt werden muss.

Anlegen der Finanzposition

1. Im Modul „Finanzen“ wird „Finanzpositionen“ geöffnet.

2. Dort wird über „Finanzposition anlegen“ eine neue Position erstellt.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Bezeichnung: z. B. „Nicht erbrachte Gemeinschaftsstunden“ (vereinsindividuell benennbar)

• Berechnungsart: Mitglied>Arbeitsstunden

• Betrag: Pauschale je fehlender Stunde gemäß Vereinsregelung

• Selektion: Auswahl des entsprechenden Pächters / Mitglieds

• Sachkonto: Auswahl eines passenden Kontos aus dem SKR42, z. B. Einnahmen aus nicht erbrachten Arbeitsleistungen 

• Abschließend auf „Speichern“ klicken

Automatische Prüfung und Berechnung

Nach dem Speichern prüft das System automatisch:

• die beim Mitglied hinterlegte SOLL-Stundenanzahl (im Bereich „Arbeitsstunden“)

• sowie die tatsächlich geleisteten Stunden (IST-Stundenanzahl im Bereich Arbeitsprojekte)

Auf Basis dieser Daten wird die Differenz berechnet. Offene Stunden werden automatisch als Finanzposition auf die Jahresrechnung des Mitglieds übernommen.

Damit ist sichergestellt, dass alle nicht geleisteten Arbeitsstunden korrekt erfasst und automatisch abgerechnet werden – ganz ohne manuelle Nachrechnung.

Hinweis: Die Voraussetzung für die automatische Berechnung ist, dass die SOLL-Stunden pro Mitglied gepflegt und alle geleisteten Stunden korrekt dokumentiert wurden.

Eingabe der erfolgten Arbeitsstunden

Hinweis zur Erfassung der Arbeitsstunden im System

Die geleisteten Arbeitsstunden werden im System als sogenannte Arbeitsprojekte hinterlegt. Für jedes Projekt werden die beteiligten Personen mit der jeweils erbrachten Stundenzahl erfasst. Die weitere Berechnung – etwa zur Abrechnung oder zur Erfüllung der vorgeschriebenen Stunden – erfolgt anschließend automatisch durch das System. Manuelles Nachrechnen ist somit nicht mehr erforderlich.

Prüfung der korrekten Zuweisung der Arbeiststunden

Hier ist eine Übersicht der zugeordneten Arbeitsstunden (Soll) und den geleisteten Arbeitsstunden (Ist). Diese können auch in eine Excel-Liste exportiert werden.