Das Adressbuch der Software dient als zentrale Übersicht für alle Kontakte, die nicht Mitglieder des Vereins sind. Es ermöglicht eine saubere Trennung zwischen Mitgliedsdaten und externen Ansprechpartnern.

Typische Anwendungsfälle

Im Adressbuch können beispielsweise folgende Kontaktarten erfasst werden:

• Handwerksbetriebe und Dienstleister
• Ansprechpartner bei Stadtverwaltung oder Stadtverband
• Sponsoren oder Kooperationspartner
• Versicherungen, Banken oder Energieversorger

Ein Adressbucheintrag ist nicht mit einer Mitgliedschaft verknüpft und wird unabhängig von der Mitgliederverwaltung geführt.

Zugriff auf das Adressbuch

• Das Adressbuch ist im linken Menü unter dem Bereich „Personen“ zu finden.
• Nach dem Klick auf „Adressbuch“ werden alle bestehenden Einträge angezeigt.
• Über die Suchfunktion lassen sich gezielt Kontakte nach Namen oder Firmen filtern.

Datenschutz-Hinweis

Auch für Kontakte im Adressbuch gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es sollten nur notwendige Daten gespeichert werden. Veraltete oder nicht mehr benötigte Einträge sind regelmäßig zu löschen, um die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.

Neuen Adressbucheintrag hinzufügen

Ein neuer Kontakt kann durch Klick auf „Adressbucheintrag hinzufügen“ oben rechts erstellt werden.

Folgende Informationen können hinterlegt werden:

• Name oder Firma
• Adresse
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
• Optional: Ansprechpartner oder Zusatzinformationen

Nach dem Speichern steht der Kontakt im Adressbuch zur Verfügung und kann als Kreditor im Finanzbereich verwendet werden.

Adressbucheintrag bearbeiten

• Ein bestehender Kontakt kann bearbeitet werden, indem im rechten Bereich der jeweiligen Zeile das „Mehr-Menü" (drei Balken) geöffnet und „Bearbeiten“ ausgewählt wird.
• Nach der Anpassung der Daten muss der Eintrag erneut gespeichert werden.

Verknüpfung mit dem Finanzmodul

Wird ein neuer Kontakt im Adressbuch angelegt, erstellt das System automatisch einen Kreditor für die Buchhaltung. Dieser Kreditor steht sofort für die Belegerfassung im Bereich Finanzen zur Verfügung.

Das erleichtert die Arbeit insbesondere bei der Beleganlage:

• Im Feld „Empfänger“ (bei Einnahmen) oder „Aussteller“ (bei Ausgaben) reicht es häufig aus, die ersten zwei bis drei Buchstaben des Namens einzugeben. Das System schlägt automatisch passende Einträge aus dem Adressbuch vor.
• Auf diese Weise lassen sich Kontakte schnell und korrekt zuordnen – ohne erneute manuelle Eingabe.

Adressbucheintrag löschen

Einzelnen Eintrag löschen

Ein Kontakt kann über das „Mehr-Menü" (drei Balken) in der jeweiligen Zeile gelöscht werden. Dazu wird die Option „Löschen“ ausgewählt und der Vorgang bestätigt.

Mehrere Einträge gleichzeitig löschen

Mehrere Kontakte lassen sich löschen, indem sie links in der Liste über die Checkboxen markiert werden.
Sobald eine Auswahl getroffen wurde, erscheint oben rechts die Schaltfläche „Löschen“, über die der Vorgang abgeschlossen werden kann.

Hinweis: Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden. Es sollte vorher geprüft werden, ob die Daten noch für buchhalterische oder dokumentarische Zwecke benötigt werden.