Die Finanzpositionen sind das Herzstück für alle Jahres- und Einzelrechnungen. Hier werden alle Finanzpositionen, wie Pacht, Strom- und Wasserabrechnung und Versicherungen erstellt und den jeweiligen Parzellen oder Mitgliedern zugeordnet.
Die Finanzpositionen lassen sich so ganz individuell auf alle Varianten und Möglichkeiten anlegen.
Finanzen > Finanzpositionen
In der Finanzpositionen-Übersicht finden Sie alle angelegten Finanzpositionen, die "Berechnungsarten" und die ausgewählten "Betrifft" Parzellen oder Mitglieder.
Sie können jede angelegte Finanzposition jederzeit ändern und anpassen.
Um einen neue Finanzposition anzulegen, wählen Sie "Finanzposition hinzufügen".
Finanzen > Finanzpositionen > Finanzpositionen hinzufügen
Zuerst benennen Sie die Finanzposition, z.B. Pacht oder Mitgliedsbeitrag. Abweichende Bezeichnung und Beschreibung ist nur optional und für interne Zwecke.
Mit der Berechnungsart stellen Sie die Berechungsweise ein, zur Auswahl stehen folgende Arten zur Verfügung:
Finanzen > Finanzpositionen > Finanzpositionen hinzufügen > Berechnungsart
1. Parzelle > Pauschale (Umlagen, Mitgliedsbeitrag usw., alles was als eine Summe dem Mitglied berechnet werden soll).
Bei dem Mitgliedsbeitrag empfiehlt sich eher die Einstellung "Parzelle Pauschale" statt "Mitglied Pauschale", da bei einem Mitglieder- bzw. Parzellenwechsel keine
nachträgliche Anpassung der Finanzposition erfolgen muss, da das System automatisch das neue Mitglied übernimnmt.
2. Parzelle > Parzellenfläche und ant. Gemeinschaftsfläche (Berechnung von Pachtzahlungen)
Berechnung der Parzellen Gesamt qm x Pachtpreis pro qm
3. Parzelle > Nur Parzellenfläche (Berechnung der Pachtsumme x der angelegten Parzellenfläche)
4. Parzelle > Nur Gemeinschaftsfläche (Berechnung der Pachtsumme x der angelegten Parzellen-Gemeinschaftsfläche)
5. Parzelle > Versorgung / Entsorgung > Strom (Berechnung der Stromzahlungen / Parzellen Stromverbrauch x kw/h Preis)
Mehr Informationen zu der Stromabrechnung fnden Sie unter: Abrechnung Strom und Wasser
6. Parzelle > Versorgung / Entsorgung > Strom (wie Pos. 5. Strom)
7. Parzelle > Versorgung / Entsorgung > Gas (wie Pos. 5. Strom)
8. Parzelle > Individuelles Feld (Flexible Berechnung von z.B. Stromvorauszahlungen)
Mehr Informationen zu der Stromabrechnung fnden Sie unter: Abrechnung Strom und Wasser
9. Mitglied > Pauschale (Berechnung eines festen Betrags an alle oder ausgewählte Mitglieder)
10. Mitglied > Arbeitsstunden (Berechnung der Fehlarbeitsstunden x Betrag pro Fehlstunde)
Die Werte für die Fehlarbeitstunden werden durch die Arbeitsprojekte gesteuert und errechnet.
Betrag & Einheit
Finanzen > Finanzpositionen > Finanzpositionen hinzufügen > Betrag & Einheit
Betrag
Bei Betrag schreiben Sie den Euro Wert rein der als Berechnungsgrundlage dient: Bsp. Parzelle > Parzellenfläche und ant. Gemeinschaftsfläche = Parzellen Gesamtfläche x 0,12 = Ergebnis. Oder bei einer Pauschalen Finanzposition 1 x Betrag = Ergebnis (z.B. Mitgliedsbeitrag).
Einheit
Bei der Einheit schreiben Sie z.B. qm bei Pacht, kwh bei Strom und beim Mitgliedsbeitrag z.b. p.Person. Das Euro Symbol brauchen Sie hier nicht eintragen da dieses vom System automatisch auf Euro geschrieben wird.
Selektion Mitglieder / Parzellen
Nach der Einstellung der Berechnungsart ordnen wir die Finazposition den Partzellen oder Mitglieder zu. Dazu nutzen Sie bitte die blaue Auswahlfläche
"Selektion öffnen". Anschließend können Sie die Parzellen / Mitglieder auswählen bei denen diese Finanzposition berechnet werden soll.
Finanzen > Finanzpositionen > Finanzpositionen hinzufügen > Selektion Parzellen / Mitglieder
Konto / Buchhaltungskonto
Zu jeder Finanzposition lässt sich das Buchhaltungskonto hinterlegen. Dieses muss vorab in den Einstellungen > Finanzen angelegt sein, um dieses auswählen zu können. Wenn Sie später Rechnungen schreiben werden so alle Finanzpositionen gleich auf die richtigen Buchhaltungskonten vorgebucht und
bei der Zahlung fest in die Buchhaltung übernommen. Somit fällt eine spätere manuelle Buchung weg und die Software übernimmt das für Sie.
Finanzen > Finanzpositionen > Finanzpositionen hinzufügen > Selektion Parzellen / Mitglieder
Finanzposition bei der Jahresabrechnug nicht einbeziehen
Dieses w#hlen Sie nur aus, wenn es sich um einen statistischen Wert handelt, der bei der Abrechnung nicht berücksichtigt werden soll.
Sortierung
Bei der Sortierung können Sie die Reihenfolge der einzelnen Finanzpositionen ändern / einstellen. Hier tragen Sie einfach aufsteigende Zahlen ein.
TIPP: Nehmen Sie statt der 1 die 10 und der 2 die 20. Somit können Sie auch später ganz einfach Sonder-Finanzpositionen dazwischen setzen, ohne
alle Finanzposition anpassen zu müssen.
Kontrolle - ob alles richtig eingestellt ist.
Immer wenn Sie etwas an den Finanzpositionen ändern oder anpassen, können Sie diese Änderungen sehr gut bei einem oder mehren Mitgliedern kontrollieren.
Personen > Mitglieder > Mitglied Stammdaten > Finanzen
Dazu gehen Sie auf die Mitgliederübersicht (Personen > Mitglieder) und wäheln ein Mitglied aus. Anschließend gelangen Sie auf die Stammdaten des Mitglieds und können den oberen Menüpunkt "Finanzen" wählen. Die hier aufgeführten Finanzpositionen sind aktuell dem Mitglied zugewiesen. Dieses ist also ein 1:1 Abbild einer zukünftigen Rechnung. Dieses empfiehlt sich um eingestellte Finanzpositionen direkt bei dem Mitglied zu kontrollieren.